La destruction de documents confidentiels
En entreprise, de nombreux documents contiennent des données personnelles et/ou confidentielles. Chaque entreprise ou administration est donc tenue d’effectuer la destruction de documents confidentiels, afin de protéger les personnes concernées, et ce d’autant plus depuis l’entrée en vigueur de la RGPD.
Quand détruire les documents ?
La destruction de certain documents est soumise à une durée légale de conservations. En effet, a loi oblige toutes les entreprises à archiver un certain temps les documents produits ou reçus dans le cadre de leur activité.
Type de Document | Durée légale de conservation |
Données personnelles des personnes inactives de votre base de données | 36 MOIS (3 ANS) |
Accord de consentement des visiteurs de votre site web pour le traitement des cookies | 13 Mois |
Données personnelles d’un contact | 1 MOIS |
Informations sur les candidats non retenus à l’embauche et leur CV | 2 ANS, après le dernier contact |
Données personnelles des salariés de l’entreprise | 5 ANS à date de fin de contrat |
Documents comptables | 10 ANS à date de clôture de l’exercice |
Quels niveaux de destruction ?
Les niveaux de destruction de documents confidentiels papiers et numériques sont régis pas la norme DIN 66399. Les typologies de supports sont représentées par des lettres, tandis que les niveaux de sécurité sont symbolisés par des chiffres. Ce chiffre représente la dimension des copeaux. Plus le niveau de sécurité est élevé, et plus les copeaux seront de faibles dimensions.
Papier | P-1 | P-2 | P-3 | P-4 | P-5 | P-6 | P-7 |
Taille de coupe maximale | Bandes de 12mm de largeur | Bandes de 6mm de largeur | Bandes de 2mm de largeur | Surface totale maximum de 160mm² | Surface totale maximum de 30mm² | Surface totale maximum de 10mm² | Surface totale maximum de 5mm² |
Numérique | H-1 | H-2 | H-3 | H-4 | H-5 | H-6 | H-7 |
Taille de coupe maximale | Support hors service | Support endommagé | Support déformé | 2000mm² | 320mm² | 10mm² | 5mm² |
Electronique | E-1 | E-2 | E-3 | E-4 | E-5 | E-6 | E-7 |
Taille de coupe maximale | Support hors service | Support divisé | 160mm² | 30mm² | 10mm² | 1mm² | 0,5mm² |
Quels supports sont concernés ?
D’après la norme 66399 il existe 6 classes de supports, parmi lesquelles :
- P – Papier en taille d’origine
- H – Numérique : Disques durs, SSD, ordinateurs portables…
- E – Electronique : cartes mémoire, clés usb, cartes à puces
- T – Magnétique : cartes de crédit, disquettes, bandes magnétiques, cassettes
- O – Optique : CD, DVD, Blu-Ray
- F – Films ou fiches en taille réduite
Au sein de MDDB, nous proposons la destructions de 3 types de supports : le papier (P), les disques durs et autres supports numériques (H), ainsi que les clés usb, cartes à puces et autres supports électroniques (E).
La destruction de documents confidentiels chez MDDB
Chez MDDB, nous proposons aux entreprises privées, aux collectivités territoriales (communautés de communes, communes), et aux établissements publics comme les CCAS, un service de destruction de documents qui permet d’éliminer des documents confidentiels de manière sécurisée, lors de la collecte et de la destruction.
Le fonctionnement est simple :
- Ensemble, nous définissons vos besoins selon la fréquence de passage souhaitée, ainsi que le volume de documents à détruire.
- Nous déployons les moyens correspondant au volume de documents à détruire, et au type de passage souhaité
- Nous prenons en charge l’enlèvement directement dans vos locaux
- Les documents sont détruits en interne
- Nous fournissons ensuite les attestations de destruction des documents et de valorisation des déchets
Ce service permet aux entreprises et administrations de se mettre en conformité avec la RGPD, et de se s’assurer de la bonne destruction.
Comment sont détruits les documents ?
Les documents papiers sont détruits en interne, dans un destructeur de documents Kobra Cyclone permettant de proposer différents niveaux de destruction respectant la norme DIN 66399 : P2 & P4.
L’utilisation de cet équipement permet de proposer un haut niveau de confidentialité, les documents étant transformés en fines particules en mélange.